Jak biura powstrzymują nas od pracy: od open space do hot desking

Środowisko pracy wpływa na jakość pracy. Wydajność pracownika jest ściśle związana z jego samopoczuciem. Jeśli czuje się niekomfortowo, niewiele może zrobić. To samo dotyczy sytuacji, gdy stworzysz zbyt komfortowe środowisko, w którym pracownik cały czas czuje się zrelaksowany.

Według ekspertów, człowiek oddaje średnio około 15 lat swojego życia na pracę. Niektórzy nawet zamieniają swoje codzienne życie na miejsce pracy, a ich długowieczność sięga znacznie dalej. Dlatego tak ważna jest organizacja przestrzeni, w której pracuje człowiek. Dotyczy to zwłaszcza biur, gdzie pracownik głównie musi „pracować głową”.

Biura tradycyjne

Ostatnie kilka lat to przełom w kwestii organizacji przestrzeni roboczej w biurze. O ile są jeszcze firmy, które preferują tradycyjny typ boksu-korytarza, o tyle jest wielu fanów innego, „otwartego” typu.

Rozdzielenie pracowników lub grup pracowników do różnych biur było postrzegane jako rozsądne rozwiązanie. Dzięki temu nie przeszkadzali sobie nawzajem i każdy miał swój zakątek i trochę osobistej przestrzeni. Mniej było też rozproszenia uwagi od wykonywanego zadania.

Podział na urzędy również opierał się na pewnej zasadzie. Ci, którzy musieli cały czas rozmawiać przez telefon, nie byli usadzani w tym samym pomieszczeniu, co ci, którzy potrzebowali spokojnego czasu na wykonanie swojej pracy. Istnieje również podział na inne czynniki „głośne” i „ciche”. Podobny trend można dziś zaobserwować w zakładach produkcyjnych, rządowych i budowlanych.

Pomimo tego, że takie warunki najbardziej sprzyjają pracy (twierdzi tak około 45% badanych pracowników biurowych), mają one znaczną wadę. Nie ma żadnej interakcji z zespołem. Ma to wpływ nie tylko na socjalizację pracownika, ale także na decyzje dotyczące pracy w całej firmie.

Otwarta przestrzeń

Open space stopniowo wypierał typ cubicle. Zaczęło się w Stanach Zjednoczonych, gdzie obecnie jest najwięcej firm, które ustawiły swoich pracowników w biurach otwartych. Open space odnosi się do jednego miejsca pracy dla wszystkich pracowników w firmie. Nie ma odrębnych biur (poza kierownikami i dyrektorami).

Zalety tego typu powierzchni biurowej są następujące:

• energooszczędny projekt;
• racjonalna przestrzeń;
• odpowiednie wykorzystanie zasobów;
• przyzwoity poziom socjalizacji;
• lepsze generowanie pomysłów.

Jednak open space nie okazał się tak wygodny i wspierający, jak się wydawało. Większość badanych pracowników zauważyła negatywny wpływ na sam proces pracy. Przeszkadzał im ciągły hałas, inni pracownicy „chodzący po biurze”, co było rozpraszające, oraz brak przestrzeni osobistej. W dodatku choroby w ten sposób szybciej się rozprzestrzeniają, sądząc po doświadczeniach z pandemii.

Hot-desking

Hot desking i hot-desking to zaawansowane wersje open space. W takich systemach nie ma powiązania między biurkiem/przestrzenią a indywidualnym pracownikiem. W pierwszym przypadku przestrzeń robocza jest przydzielana do użytku naprzemiennie. W drugim przypadku pracownicy muszą z góry zarezerwować biurko, gabinet, sprzęt i inne atrybuty potrzebne im w biurze.

Rezerwacji dokonuje się za pomocą aplikacji mobilnej. W nim pracownik określa datę i godzinę, o której zamierza przybyć do pracy. Często podobny układ funkcjonuje w przypadku organizacji konferencji czy spotkań biznesowych.