Come gli uffici ci impediscono di lavorare: dall’open space all’hot desking

L’ambiente di lavoro influisce sulla qualità del lavoro. La produttività di un dipendente è strettamente legata al suo benessere. Se si sente a disagio, può fare ben poco. Lo stesso vale se si crea un ambiente eccessivamente confortevole in cui il lavoratore si sente sempre rilassato.

Secondo gli esperti, una persona dedica in media circa 15 anni della sua vita al lavoro. Alcuni scambiano addirittura la vita di tutti i giorni con il posto di lavoro, e la loro longevità va ben oltre. Ecco perché l’organizzazione dello spazio in cui si lavora è così importante. Ciò è particolarmente vero negli uffici, dove un dipendente deve principalmente “lavorare con la testa”.

Uffici tradizionali

Gli ultimi anni hanno rappresentato una svolta in termini di organizzazione dello spazio di lavoro in ufficio. Mentre ci sono ancora aziende che preferiscono il tradizionale tipo di cubicolo-corridoio, ci sono molti fan di un tipo diverso, “aperto”.

La separazione dei dipendenti o dei gruppi di dipendenti in uffici diversi è stata considerata una soluzione ragionevole. In questo modo non si disturbavano a vicenda e ognuno aveva il suo angolo e un po’ di spazio personale. Inoltre, ci sono state meno distrazioni dal compito da svolgere.

Anche la suddivisione in uffici si basava su un certo principio. Coloro che dovevano parlare al telefono per tutto il tempo non erano seduti nella stessa stanza di coloro che avevano bisogno di tempo tranquillo per lavorare. Esiste anche una suddivisione in altri fattori “rumorosi” e “silenziosi”. Una tendenza simile si riscontra oggi nelle aziende manifatturiere, governative ed edilizie.

Nonostante queste condizioni siano le più favorevoli per il lavoro (circa il 45% dei lavoratori d’ufficio intervistati lo afferma), esse presentano uno svantaggio significativo. Non c’è interazione con il team. Questo non solo ha un impatto sulla socializzazione del dipendente, ma influisce anche sulle decisioni lavorative dell’azienda nel suo complesso.

Spazio aperto

L’open space ha gradualmente sostituito il tipo di cubicolo. Il fenomeno è iniziato negli Stati Uniti, dove oggi si registra il maggior numero di aziende che hanno installato i propri dipendenti in uffici open space. Per open space si intende un unico spazio di lavoro per tutti i lavoratori dell’azienda. Non ci sono uffici separati (tranne che per i dirigenti e i direttori).

I vantaggi di questo tipo di spazio per uffici sono i seguenti:

• design ad alta efficienza energetica;
• spazio razionale;
• un uso adeguato delle risorse;
• un discreto livello di socializzazione;
• migliore generazione di idee.

Ma lo spazio aperto non si è rivelato così confortevole e di supporto come sembrava. La maggior parte dei dipendenti intervistati ha notato un impatto negativo sul processo di lavoro stesso. Erano disturbati dal rumore costante, dagli altri dipendenti che “giravano per l’ufficio”, che li distraeva, e dalla mancanza di spazio personale. Inoltre, in questo modo le malattie si diffondono più rapidamente, a giudicare dall’esperienza della pandemia.

Hot-desking

L’hot desking e l’hot-desking sono versioni avanzate dell’open space. In questi sistemi, non c’è alcun legame tra una scrivania/spazio e un singolo dipendente. Nel primo caso, l’area di lavoro viene assegnata per l’uso alternato. Nel secondo caso, i dipendenti devono prenotare in anticipo una scrivania, un ufficio, le attrezzature e gli altri attributi di cui hanno bisogno nell’ufficio.

La prenotazione avviene tramite un’applicazione mobile. In esso il dipendente specifica la data e l’ora in cui intende presentarsi al lavoro. Spesso un accordo simile viene applicato quando si tratta di organizzare conferenze o incontri di lavoro.